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Comment exporter mes ventes en comptabilité ?

Dans l’interface d’administration, rendez-vous dans le menu « Paramètres – Configuration – Plan comptable ».

 

Cette page vous permet de configurer les différents comptes comptables et codes journaux pour adapter l’export à votre logiciel de comptabilité.

 

Tout d’abord, vous devez activer la fonction en cliquant sur « Activer les exports comptables » et enregistrez en bas de page. Nous avons défini un paramétrage par défaut mais que vous ou votre expert-comptable pouvez adapter en fonction de votre organisation.

 

La solution étant agile, il vous est même possible de rajouter des comptes comptables d’achats et de ventes complémentaires.

Une fois que vous avez défini vos comptes comptables, il faut maintenant les affecter aux produits et services que vous vendez.

 

Pour cela, rendez-vous dans Articles – Gestion des articles. Sur chaque fiche article, vous devez sélectionner le type de compte comptable. Ainsi lors de l’export, vous aurez bien une ventilation de compte, produit par produit.

 

Avec la fonction Articles – Outils – Mise à jour rapide personnalisable, vous pourrez faire les ventilations plus rapidement avec les produits les uns sous les autres et enregistrer toutes les modifications en une seule action.

Pour générer le fichier d’export pour votre logiciel de comptabilité, rendez-vous dans le menu « Commandes – Exports – Comptabilité ».

 

Cette page va vous permettre de sélectionner les transactions faites sur l’interface de caisse, sur les ventes faites via votre site E-commerce, vos remises en banque ainsi que les factures créées manuellement à partir de l’interface d’administration.

 

Cochez la (ou les ) transaction(s) à exporter, puis cliquez sur « Générer les exports pour la comptabilité ». Vous obtenez ainsi 1 fichier d’export par types de transactions à télécharger et importez ensuite dans votre logiciel de comptabilité.

 

Si vous avez souscrit le service via votre expert-comptable utilisant le logiciel de comptabilité Quadratus, la remontée en comptabilité se fera automatiquement sans que vous ayez à générer l’export.

Si jamais vous ne maitrisez pas ces aspects de paramétrage des journaux et comptes comptables, vous pouvez créer un accès spécifique à votre expert-comptable pour que ce dernier puisse venir faire la configuration lui-même.

 

Pour cela rendez-vous dans l’interface d’administration dans Paramètres – Gestion des administrateurs. Pour lui créer un accès spécifique, cliquez sur « Ajouter ». Définissez-lui un nom d’utilisateur et un mot de passe. Laissez ensuite le groupe d’autorisations sur le mode « Administrateur ».

 

Cochez les cases pour l’autoriser à accéder à l’export pour la comptabilité ainsi qu’à la configuration du plan comptable. Définissez quelle sera sa page d’accueil lorsqu’il se connectera avec ses accès, puis validez pour finir de créer l’accès. Il ne vous restera plus qu’à lui communiquer l’adresse de votre interface d’administration et il ne pourra consulter que les pages que vous lui avez autorisées.